Gérez l’inventaire de votre société avec Microsoft Lists

Si vous avez déjà rêvé d’une solution a faible coût vous permettant à la fois de gérer vos commandes, polices d’assurances, achats, comptabilité, demandes de service, maintenance d’équipement, centrale de location et j’en passe… Il se pourrait que Microsoft aie réalisé vos rêves jusque alors les plus fous.

6 min readFeb 18, 2021

Introduction

Dans ma fonction actuelle de coordinateur ICT au sein d’établissements scolaires, Microsoft Lists a déjà apporté une solution correspondant à 95% (c’est beaucoup) des besoins pour 2 projets en cours.

Le premier étant la mise en place d’une collection partagée des manuels scolaires au format numérique et le second étant de faire l’inventaire de l’équipement informatique ainsi que de cibler les appareils à assurer et choisir une offre d’assurance adéquate.

Si les projets sont très simples du point de vue technique, la réalité du terrain rend leur déploiement quelque peu complexe.

Sommaire

Prologue (situation initiale et objectifs)
Présentation d’un inventaire géré dans Microsoft Lists
Conseils d’implémentation (usage d’appareils mobiles et QR codes)
Des idées pour aller plus loin ?
Conclusion

Pas le temps pour une histoire ? Passez le prologue pour du contenu purement informatif, moi j’aime les histoires et je vais vous raconter la mienne. 🙃

Prologue

Lorsqu’un gestionnaire de projet informatique arrive dans une école, comme dans la plupart des PME, la première chose qu’il constate est l’absence, ou plutôt l’opacité du système d’information.

Comme dans toute prise de fonction, c’est donc un tout nouveau système à s’approprier, un nouveau réseau à tisser, des tribus à comprendre (sinon conquérir), avec leur culture, problèmes et ambitions….

Et si l’allusion à la tribu est bien sociologique, elle aurait pu aussi faire référence à la gouvernance numérique en place dans l’organisation ou à ses outils informatiques !

Les fardes, d’étranges objets tantôt vert, rouge, jaune ou bleu, sont utilisées avec d’autres artefacts que sont les post-it, marqueurs, intercalaires et casiers pour former un système de données et de communication complexe digne du premier empire Sumérien (ou de l’envers du décor des applications de gestion modernes).

Cet étrange système de données est maîtrisé avec une expertise impressionnante par les quelques satrapes que sont les secrétaires de direction, l’économat, l’accueil,… Ces travailleurs de l’ombre que l’on voit peu au grand forum de la salle des profs sont pourtant les piliers de la gestion quotidienne des écoles, des hommes et femmes qui permettent aux professeur.e.s de s’investir à 200% dans le “Core business” de l’empire, l’éducation.

Autant dire qu’il y a du travail pour numériser ce qui peut l’être et qu’il est important de bien choisir ses combats. La transition numérique, ce n’est pas installer un éléphant dans une souricière !

Je vous parle aujourd’hui d’un des combats que j’ai mené, la gestion de l’inventaire des appareils informatiques.

Présentation de Microsoft Lists

Microsoft Lists est un logiciel permettant de créer et gérer des listes, il présente un riche éventail de fonctionnalités dont les applications en entreprise sont très nombreuses.

Interface utilisateur de Microsoft Lists affichant l’inventaire réalisé

Pour mon projet, j’ai décidé de l’utiliser pour les fonctionnalités suivantes :

Fonctionnalités Excel de base au travers d’une interface plus visuelle et intuitive.
Mise à disposition de formulaires intégrés et gérant tous type de formats de données.
Possibilité de lier des documents pdf ou bmp.
Gestion des accès intégrée et spécifique.
Lien d’accès par ressource et pour le formulaire, et donc l’attribution de QR codes ou codes barre sur les biens physiques.
Compatibilité sur les appareils mobiles.
Intégration native dans la suite Microsoft 365, comprenez qu’il est possible de connecter ces listes avec les différents espaces de communication et collaboration (AD, Sharepoint, Teams, Powerpoint, OneDrive, Stream,… )
Exports au format Excel qui permettent une utilisation plus avancée à des fins statistiques et pour intégration avec d’autres outils.

Conseils d’implémentation

Pour ma fonction de coordinateur ICT et travaillant sans bureau fixe sur 2 sites, j’ai choisis un appareil mobile mais aussi simple d’utilisation pour les travaux de bureautique.

Mon choix c’est porté sur l’Ideapad Duet de Lenovo et son système d’exploitation ChromeOS pour un prix soldé de 250€.

Celui-ci me permet de passer du mode tablette à un mini pc grâce à un clavier qui se fixe par aimant. La coque offre un sensation d’écran PC grâce à son support rétractable très efficace pour les applications bureau.

Une fois en mode tablette, les 5 gros avantages dont j’ai profité pour ce projet sont :

la caméra intégrée
le partage de connexion avec le téléphone.
Le déverrouillage automatique à proximité de celui-ci
Le temps d’allumage de moins d’une seconde.
Une batterie qui me permet de l’utiliser sans charge de 8 à 18 heures.

J’ai pu recenser 154 appareils en une douzaine d’heures juste en me promenant dans les locaux avec mon Ideapad, un marqueur et des étiquettes pour journaux de classe (voir plus bas).

En effet, une fois arrivé face à une station de travail, il faut une quinzaine de minutes pour remplir un formulaire par appareil, en référençant son modèle, numéro de série, capacités, éventuellement système d’exploitation, …

Si les étiquettes pour journaux de classe sont le moyen que j’ai improvisé pour amener l’identification des appareils à l’école, cela sera bientôt remplacé par des étiquettes munies d’un QR code menant directement à la ressource associée dans l’inventaire en étant identifié sur l’instance 365.

De quoi tirer un trait sur les logiques de nommage contextuelles trompeuses (classe, prof,…) pour préférer une approche centrée sur l’appareil (UUID).

Des idées pour aller plus loin ?

Une centrale de prêt ? La suite 365 offre la possibilité de gérer des salles et personnes. Vous pouvez donc allouer un appareil à un local ou une personne directement depuis Lists. Si vous ajoutez à ca la gestion de la disponibilité et quelques couleurs comme c’est proposé dans le modèle Lists de gestion des bien, votre première version est prête !

Pour satisfaire les esprits analytiques… Créez des vues Excel de votre inventaire à un temps donné, importez les régulièrement dans une feuille de gestion et suivez l’utilisation du matériel, de quoi vous aider à prédire vos prochaines commandes ou comprendre les usages !

Etablir un suivi de maintenance (GMAO) minimaliste ? Associez vos listes avec des cartes Microsoft Planner, gardez une vision transversale de l’état du matériel et de l’activité de vos équipes, les amateurs de Kanban adoreront ! (mais devront se contenter de peu avec Planner)

Vous vous perdez à passer d’une app à l’autre, chercher les bons fichiers, groupes etc… Configurez un espace intranet avec Sharepoint pour rendre votre système plus clair pour vos employé.e.s.

Conclusion

Bien que je ne sois vraiment pas copain avec Microsoft habituellement, il faut leur reconnaitre ici une belle réussite avec un application dont l’utilisation se veut évolutive.

Elle s’intègre parfaitement aux réalités de chacun grâce au panel d’options de configuration et d’intégration des outils de la suite 365.

Vous rencontrerez bien quelques frictions au niveau de l’UX évidemment mais la richesse fonctionnelle y est et pour 5€/utilisateur.trice/mois, vous en aurez pour votre argent !

Ce sera un 7,5/10 (c’est très bien) pour ma part, mais je pense que la note montera lorsque j’aurai pris en main certains outils dont Power Automate et Tableau, ce ne sont pas vraiment des priorités en établissement scolaire ceci dit :)

J’espère que cet article vous a inspiré et que vous y voyez plus clair sur Microsoft Lists et ses applications.

Sachez qu’il existe beaucoup de solutions similaires, que chacune a ses propres spécificité et que vous n’êtes pas seul.e pour choisir vos outils et définir leur implémentation.

Il existe des groupes d’idéation et d’entraide, mais aussi des travailleurs indépendants, comme moi, qui peuvent vous aider à mettre en place un système d’information de qualité au sein de votre entreprise en respectant votre intérêt, celui de vos employé.e.s et celui de votre clientèle.

Pour les enseignant.e.s, voici quelques groupes facebook qui pourraient vous intéresser, de vraies mines d’or !

N’hésitez pas à me contacter pour me faire part de vos retours en suivant un de ces liens :)